Conditions générales de vente et de participation

Version en vigueur au 01/05/2026.

Préambule

L'événement auquel vous vous inscrivez (ci-après « l'Événement ») est organisé par HUB INSTITUTE, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 523 594 752, dont le siège social est situé 9 boulevard Gouvion Saint-Cyr, 75017 Paris (ci-après « l'Organisateur »).

Numéro de TVA intracommunautaire : FR24523594752
Représentant légal : Vincent Ducrey, Président
Contact : [email protected]

Les présentes conditions générales de vente et de participation (ci-après les « Conditions ») sont mises à disposition sur la page d'inscription. Toute inscription à l'Événement suppose leur acceptation préalable, matérialisée par la validation de la case dédiée dans le formulaire d'inscription.

Article 1. Objet et champ d'application

Les présentes Conditions définissent les modalités d'inscription, de vente et de participation à l'Événement.

Elles s'appliquent à toute inscription, qu'elle soit payante, gratuite ou effectuée par le biais d'une invitation ou d'un code d'accès.

Elles prévalent sur tout autre document, notamment sur les conditions générales d'achat du participant ou de son entreprise.

L'Organisateur se réserve le droit de modifier les présentes Conditions à tout moment. Les Conditions applicables sont celles en vigueur à la date de l'inscription. Chaque version est datée et archivée.

Article 2. Inscription et accès

2.1 Public cible

L'Événement s'adresse aux décideurs et professionnels en entreprise.

L'Organisateur se réserve le droit de refuser toute inscription ne correspondant pas au public cible de l'Événement.

2.2 Validation de l'inscription

L'inscription est effectuée en ligne via le formulaire dédié. Elle devient définitive après validation du formulaire, encaissement du paiement le cas échéant, et envoi par l'Organisateur d'un email d'enregistrement.

L'email d'enregistrement constitue un accusé de réception de la demande. Il ne vaut pas à lui seul confirmation définitive de la participation lorsque l'inscription est soumise à validation préalable par l'Organisateur.

L'Organisateur se réserve le droit de refuser une inscription. En cas de refus après paiement, la somme réglée est intégralement remboursée dans un délai de quatorze (14) jours à compter de la notification du refus, par le même moyen de paiement que celui utilisé lors de l'inscription.

2.3 Badge et contrôle d'accès

Le badge d'accès est strictement nominatif et personnel.

Une pièce d'identité en cours de validité est présentée lors du retrait du badge. Elle fait l'objet d'une vérification visuelle sur place. Elle n'est ni scannée, ni photographiée, ni copiée, ni conservée sous quelque forme que ce soit.

Toute cession, prêt ou reproduction du badge est interdit et entraîne un refus d'accès sans remboursement.

2.4 Lecture du badge par les partenaires

Des partenaires de l'Événement disposent d'espaces d'exposition équipés de lecteurs de badge.

Le participant qui présente son badge à un partenaire consent, par ce geste, à la transmission de ses coordonnées professionnelles à ce partenaire : nom, prénom, fonction, entreprise et adresse email professionnelle. Chaque lecture est horodatée.

Cette transmission est distincte du consentement recueilli lors de l'inscription pour les communications partenaires. Elle intervient uniquement à l'initiative du participant et vaut pour le seul partenaire concerné.

Aucune donnée n'est transmise sans que le participant présente volontairement son badge. Le participant peut refuser de le présenter, sans conséquence sur son accès à l'Événement ni aux espaces d'exposition.

Le partenaire destinataire devient responsable de traitement pour les données qui lui sont ainsi transmises et applique sa propre politique de confidentialité. Le participant peut exercer ses droits directement auprès de lui.

Article 3. Tarifs et conditions de règlement

3.1 Tarifs

Les tarifs applicables sont indiqués hors taxes et toutes taxes comprises sur la page d'inscription de l'Événement, en euros.

Le tarif applicable est celui en vigueur au jour de l'inscription. Le détail de ce qui est inclus dans chaque catégorie d'accès figure sur la page d'inscription.

Certaines catégories d'accès sont réservées à des publics spécifiques et conditionnées à la saisie d'un code ou à une validation préalable par l'Organisateur.

3.2 Modalités de paiement

Sauf conditions particulières expressément convenues entre les parties, HUB INSTITUTE pourra demander, lors de la commande ou de la confirmation de l'inscription, le versement d'un acompte pouvant aller jusqu'à 50 % du montant total TTC.

Le solde du prix devra être intégralement réglé au plus tard à la date de l'événement.

En l'absence de demande d'acompte, la totalité du prix sera exigible au plus tard à la date de l'événement.

Les paiements peuvent être effectués par carte bancaire via la plateforme de paiement sécurisée mise à disposition par HUB INSTITUTE ou par virement bancaire selon les modalités communiquées par HUB INSTITUTE.

Tout acompte versé constitue un engagement ferme et définitif du Participant et reste acquis à HUB INSTITUTE, sous réserve des dispositions relatives à l'annulation de l'événement prévues aux présentes Conditions Générales.

3.3 Retard de paiement

En cas de retard de paiement, les sommes dues porteront de plein droit intérêt dans les conditions prévues à l'article L. 441-10 du Code de commerce. Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera également exigible pour chaque facture réglée en retard, sans préjudice du droit pour HUB INSTITUTE de réclamer une indemnisation complémentaire lorsque les frais de recouvrement effectivement engagés sont supérieurs à ce montant.

3.4 Non-remboursabilité

Toute inscription confirmée et réglée est ferme et définitive.

Aucun remboursement n'est effectué en cas de désistement, d'absence ou d'annulation du fait du participant, quel qu'en soit le motif et quelle que soit la date de la demande.

En cas d'impossibilité de participer, le participant dispose de la faculté de substitution prévue à l'article 3.5.

Cette clause est sans préjudice des cas de remboursement expressément prévus aux articles 2.2, 4.2 et 4.3 des présentes.

3.5 Substitution de participant

Le participant empêché peut faire remplacer sa personne inscrite par une autre personne appartenant à la même entreprise, sans frais supplémentaire.

La demande est adressée par email à [email protected] au plus tard sept (7) jours calendaires avant la date de l'Événement, en indiquant les nom, prénom, fonction et adresse email du remplaçant.

La substitution est effective après confirmation écrite de l'Organisateur. Le remplaçant doit correspondre au public cible défini à l'article 2.1 et accepte les présentes Conditions. Un badge est réédité à son nom, l'ancien badge devenant nul.

Une seule substitution est admise par inscription.

Article 4. Annulation ou modification par l'organisateur

4.1 Modification du programme

L'Organisateur se réserve le droit de modifier le programme, les horaires, les intervenants, le format des sessions ou le lieu de l'Événement.

Ces modifications, dès lors que l'Événement se tient et que sa nature et son objet demeurent inchangés, ne donnent pas droit à remboursement ni à indemnité.

Les participants inscrits sont informés par email de toute modification significative.

4.2 Annulation totale

En cas d'annulation totale de l'Événement par l'Organisateur, les participants inscrits sont informés par email dans les meilleurs délais et intégralement remboursés des sommes versées.

Le remboursement intervient dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification de l'annulation, par le même moyen de paiement que celui utilisé lors de l'inscription.

Ce remboursement constitue la seule indemnisation due par l'Organisateur. Aucune autre somme n'est due au titre des frais engagés par le participant, notamment de transport ou d'hébergement.

4.3 Force majeure

L'Organisateur ne peut être tenu responsable de l'inexécution de ses obligations en cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

En cas d'annulation de l'Événement pour cause de force majeure, le participant a le choix entre le remboursement intégral des sommes versées et le report de son inscription sur un autre événement organisé par HUB INSTITUTE, dans la limite de douze (12) mois.

Le participant exprime son choix dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification de l'annulation. À défaut de réponse dans ce délai, le remboursement est appliqué.

Article 5. Comportement et responsabilité

5.1 Engagements du participant

Chaque participant s'engage à adopter un comportement respectueux et professionnel, à respecter les consignes de sécurité du lieu et les instructions de l'Organisateur, et à ne pas perturber le déroulement de l'Événement.

Tout manquement peut entraîner l'exclusion immédiate de l'Événement, sans remboursement ni indemnité.

Sont notamment interdits : la captation et la diffusion non autorisées des contenus présentés, le démarchage commercial non autorisé auprès des autres participants, et toute forme de harcèlement ou de propos discriminatoires.

5.2 Objets personnels

L'Organisateur ne prend pas en charge la garde des effets personnels des participants. Il ne peut être tenu responsable des vols, pertes ou détériorations d'objets personnels survenus pendant l'Événement, sauf faute qui lui serait imputable.

5.3 Limitation de responsabilité

La responsabilité de l'Organisateur au titre des présentes Conditions est limitée aux dommages directs et prévisibles, et plafonnée au montant effectivement réglé par le participant au titre de son inscription.

Cette limitation ne s'applique pas en cas de dommage corporel, de faute lourde ou de faute dolosive de l'Organisateur.

Article 6. Droit à l'image

L'Événement fait l'objet de captations photographiques et vidéo.

L'utilisation de l'image d'un participant est subordonnée à son consentement exprès, recueilli par une case à cocher dédiée dans le formulaire d'inscription. Cette case n'est pas pré-cochée et son refus est sans incidence sur la validité de l'inscription et sur l'accès à l'Événement.

Lorsque le participant consent, il autorise HUB INSTITUTE à reproduire et diffuser son image dans les conditions suivantes :

• Finalités : promotion de l'Événement, de ses éditions ultérieures et des activités de HUB INSTITUTE ;
• Supports : site internet de HUB INSTITUTE et des événements qu'il organise, réseaux sociaux de HUB INSTITUTE, newsletters, supports de communication imprimés et numériques, captations vidéo et replays ;
• Durée : cinq (5) ans à compter de la date de l'Événement ;
• Territoire : monde entier, du fait de la diffusion en ligne ;
• Contrepartie : autorisation consentie à titre gratuit.

Cette autorisation ne couvre pas l'utilisation de l'image du participant dans une campagne publicitaire payante ou au bénéfice d'un tiers. Un tel usage fait l'objet d'une demande d'autorisation distincte et spécifique.

Le participant peut retirer son consentement à tout moment, sans avoir à se justifier, en écrivant à [email protected]. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des diffusions intervenues avant celui-ci. L'Organisateur procède au retrait des supports qu'il maîtrise dans un délai raisonnable. Il ne peut garantir le retrait des contenus déjà repris ou republiés par des tiers.

Un participant peut également demander à tout moment, y compris pendant l'Événement, à ne pas être photographié ou filmé.

Article 7. Propriété intellectuelle

L'ensemble des contenus présentés lors de l'Événement (présentations, interventions, documents remis, supports vidéo, marques, logos, éléments graphiques) est protégé par le droit de la propriété intellectuelle et demeure la propriété de HUB INSTITUTE ou de ses ayants droit.

L'inscription à l'Événement ne confère aucun droit de propriété intellectuelle sur ces contenus. Elle emporte uniquement un droit d'usage strictement personnel, à des fins d'information interne, sans droit de reproduction, de représentation, d'adaptation ou de diffusion.

Toute captation audio ou vidéo des interventions par un participant est soumise à l'autorisation préalable et écrite de l'Organisateur.

La marque HUB INSTITUTE et les dénominations des événements organisés sont des marques déposées. Toute utilisation non autorisée est constitutive de contrefaçon.

Article 8. Données personnelles

8.1 Responsable du traitement

HUB INSTITUTE
9 boulevard Gouvion Saint-Cyr, 75017 Paris
RCS Paris 523 594 752
Contact pour toute question relative aux données personnelles : [email protected] (objet : « RGPD »)

HUB INSTITUTE n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Les demandes sont traitées par le contact indiqué ci-dessus.

8.2 Données collectées

Données non conservées : les coordonnées bancaires sont traitées directement par Stripe et ne transitent pas par les systèmes de l'Organisateur. La pièce d'identité présentée au retrait du badge fait l'objet d'une vérification visuelle uniquement.

Les champs marqués d'un astérisque dans le formulaire d'inscription sont obligatoires. À défaut, l'inscription ne peut être traitée. Les autres champs sont facultatifs.

8.3 Finalités et bases légales

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci est recueilli par une case à cocher distincte, non pré-cochée, et son refus est sans incidence sur la validité de l'inscription.

8.4 Destinataires

Équipes internes : les collaborateurs de HUB INSTITUTE en charge de l'organisation, de la relation participants et de la facturation.

Sous-traitants agissant sur instruction de HUB INSTITUTE dans le cadre d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :

Partenaires de l'Événement : uniquement en cas de consentement exprès du participant, soit par la case dédiée du formulaire d'inscription, soit par la présentation volontaire de son badge sur un espace d'exposition dans les conditions de l'article 2.4. La liste des partenaires de chaque Événement est accessible sur la page « Partenaires » du site de l'Événement, mise à jour jusqu'à la tenue de celui-ci. Chaque partenaire est responsable de traitement pour les données qui lui sont transmises et applique sa propre politique de confidentialité.

Autres participants : la fonctionnalité de mise en relation entre participants n'est activée que si le participant y consent expressément. En son absence, aucune donnée n'est rendue visible aux autres participants.

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers en dehors des cas ci-dessus.

8.5 Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants mentionnés à l'article 8.4 sont susceptibles de traiter des données personnelles en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les mécanismes suivants :

Le participant peut obtenir une copie des garanties mises en place en écrivant à [email protected].

8.6 Durées de conservation

8.7 Droits des personnes

Le participant dispose des droits suivants sur ses données :

• Accès : obtenir une copie des données le concernant ;
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Effacement : demander la suppression de ses données, sous réserve des obligations légales de conservation ;
• Limitation : demander le gel temporaire du traitement ;
• Opposition : s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, et à tout moment et sans motif à la prospection commerciale ;
• Portabilité : recevoir ses données dans un format structuré et lisible par machine ;
• Retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement donné, sans que cela remette en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait ;
• Directives post-mortem : définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, conformément à l'article 85 de la loi Informatique et Libertés.

Ces droits s'exercent :

• par email à [email protected] (objet : « RGPD ») ;
• par courrier à HUB INSTITUTE, 9 boulevard Gouvion Saint-Cyr, 75017 Paris.

Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe. Un justificatif d'identité peut être demandé en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Le désabonnement des communications est également possible via le lien présent dans chaque email.

Réclamation : en cas de réponse insatisfaisante, le participant peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.

8.8 Cookies et traceurs

Le site de l'Événement utilise des cookies. Leur gestion est assurée par la solution Axeptio, accessible à tout moment depuis le bandeau ou le widget de gestion des préférences.

Aucun cookie non essentiel n'est déposé avant le recueil du consentement. Le refus est aussi simple que l'acceptation. Les choix exprimés sont conservés 6 mois, au terme desquels le consentement est à nouveau sollicité.

Article 9. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s'efforcent de trouver une solution amiable. À défaut, et pour les litiges entre professionnels, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux de Paris, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Document de référence unique. Les mentions « conditions générales de vente », « conditions générales de participation » et « CGV » figurant sur les formulaires et supports de l'Événement renvoient au présent document.